¿Cómo emitir notas de ajuste al documento equivalente electrónico sin errores ante la DIAN?
No es posible elaborar una nota de ajuste sin la referencia expresa al documento equivalente electrónico original. Según la doctrina vigente de la DIAN (Radicado 1002025S000270 de 2025), a diferencia de la factura electrónica de venta, el documento equivalente exige obligatoriamente incluir el Código Único del Documento Equivalente Electrónico (CUDE) y su fecha de generación en toda nota de ajuste, sin excepción alguna.
1. El CUDE: El vínculo obligatorio para la validez tributaria
Para que una nota de ajuste sea válida en el Sistema de Facturación Electrónica (SFE), debe existir una trazabilidad absoluta. La Resolución 000165 de 2023 establece que este instrumento es el único camino para corregir errores aritméticos o de contenido en los documentos equivalentes.
A diferencia de las notas crédito de las facturas (donde el Art. 36 permite casos excepcionales sin referencia), el artículo 22 de la mencionada resolución es tajante: la nota de ajuste debe «contener el número y la fecha de generación del CUDE» del documento que se pretende ajustar.
2. Diferencias normativas: Notas de Ajuste vs. Factura Electrónica
Es común que los contribuyentes confundan las reglas de la factura electrónica con las del documento equivalente. Sin embargo, jurídicamente operan bajo marcos de flexibilidad distintos:
| Criterio Técnico | Documento Equivalente Electrónico | Factura Electrónica de Venta |
| Documento de ajuste | Nota de Ajuste | Nota Crédito / Nota Débito |
| Referencia obligatoria | Siempre obligatoria (CUDE) | Excepcionalmente omitible (Art. 36 Par. 1) |
| Norma aplicable | Artículo 22, Res. 000165 de 2023 | Artículo 36, Res. 000165 de 2023 |
| Consecuencia de omisión | Rechazo técnico del sistema DIAN | Posible aceptación en casos específicos |
3. ¿Qué sucede si no se incluye el CUDE?
Si un contribuyente intenta transmitir una nota de ajuste sin los datos del documento origen, se enfrenta a tres escenarios críticos:
- Rechazo de validación: El motor de la DIAN no reconocerá el documento, dejándolo sin efectos legales.
- Inconsistencia contable: El valor original del documento equivalente seguirá vigente para efectos de impuestos, generando un saldo deudor inexacto.
- Riesgo de sanción: El incumplimiento de los requisitos técnicos de los documentos electrónicos puede acarrear sanciones por enviar información con errores o no enviarla según los estándares legales.
Caso Práctico
Si una empresa de energía detecta un cobro excesivo en un recibo electrónico ya generado, debe emitir una Nota de Ajuste. Para ello, el software contable debe extraer el CUDE de ese recibo específico. Si la empresa alega que «no encuentra el documento original» (situación permitida a veces en facturas), la DIAN no permitirá el ajuste, obligando a la empresa a localizar el registro electrónico previo para proceder.