El contrato de aprendizaje representa una figura fundamental dentro del derecho laboral colombiano y el ecosistema empresarial. Sin embargo, a la hora de realizar la declaración de renta, surgen dudas recurrentes sobre cómo respaldar fiscalmente los pagos efectuados a los aprendices. La inquietud principal radica en saber si se requieren documentos electrónicos complejos o si bastan los registros contables tradicionales.
Naturaleza Jurídica del Contrato de Aprendizaje frente al Impuesto de Renta
Para comprender el tratamiento fiscal de estos pagos, es necesario atender a la doctrina oficial de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). Mediante el Concepto DIAN 100208192-681 de 2025, la entidad ratificó que el contrato de aprendizaje, regulado por el artículo 30 de la Ley 789 de 2002, constituye una forma especial de formación dentro del derecho laboral.
A diferencia de un contrato de trabajo tradicional, el objetivo esencial de esta vinculación no es la prestación subordinada de un servicio personal, sino la adquisición de una formación teórico-práctica metódica y completa. En consecuencia, el apoyo de sostenimiento mensual que recibe el aprendiz en ningún caso constituye salario. Esta posición ha sido respaldada de manera reiterada por la Corte Constitucional (en sentencias como la C-038 y la C-457 de 2004), al señalar que los aprendices no son trabajadores subordinados, lo que descarta la aplicación automática de las normas laborales ordinarias en materia tributaria.
Inaplicabilidad de la Nómina Electrónica y Requisitos de Deducibilidad
Dado que el apoyo de sostenimiento carece de naturaleza salarial y no surge de una relación laboral o legal y reglamentaria, la DIAN ha determinado que no resulta exigible emitir el documento soporte de pago de nómina electrónica para estos pagos.
Asimismo, al no aplicarse las disposiciones del artículo 108 del Estatuto Tributario (E.T.) reservadas para pagos laborales, las empresas no necesitan cumplir con dichos formalismos laborales para deducir el gasto. Para que proceda el reconocimiento como deducción en el impuesto sobre la renta, los pagos deben cumplir estrictamente con:
- Las condiciones generales de necesidad, causalidad y proporcionalidad previstas en el artículo 107 del Estatuto Tributario.
- La acreditación fidedigna de la existencia real del egreso mediante medios probatorios idóneos.
Por otro lado, tratándose de operaciones donde no existe obligación de expedir factura o documento equivalente, el inciso 3 del artículo 771-2 del E.T. y los artículos 743 y 770 del mismo estatuto establecen que la idoneidad de los medios probatorios se mide por su conexión con el hecho y su valor de convencimiento bajo las reglas de la sana crítica.
Caso Hipotético:
Imaginemos una empresa del sector industrial que vincula a un estudiante universitario mediante contrato de aprendizaje para su etapa práctica. Al finalizar el mes, la compañía efectúa el pago del apoyo de sostenimiento correspondiente. Al no tratarse de un trabajador subordinado, la empresa no incluye este pago en su plataforma de nómina electrónica. No obstante, registra la transacción en su contabilidad respaldada con el contrato de aprendizaje suscrito, los comprobantes de transferencia bancaria y los informes de cumplimiento de etapa formativa. Bajo los criterios de la DIAN, este egreso es plenamente deducible en el impuesto sobre la renta por cumplir con la causalidad del artículo 107 del Estatuto Tributario.
Medios Probatorios Válidos en la Contabilidad
Ante la ausencia de una exigencia formal específica en la ley tributaria para este tipo particular de operación, el contribuyente puede valerse de su contabilidad y de los documentos soporte idóneos. Conforme al artículo 770 del Estatuto Tributario, la contabilidad adquiere pleno valor probatorio en la medida en que los pasivos y gastos se encuentren respaldados de forma fehaciente.
Para garantizar que la deducción sea aceptada ante una eventual fiscalización, es recomendable conservar la siguiente documentación:
- Copia del contrato de aprendizaje debidamente suscrito.
- Comprobantes de pago o transferencias bancarias dirigidas al aprendiz.
- Certificaciones emitidas por la institución educativa o entidad patrocincripta sobre el desarrollo de la etapa lectiva o práctica.
- Registros contables que reflejen de manera fidedigna la realidad económica del egreso.
Referencias y Enlaces Sugeridos:
- Fuente Oficial 1: DIAN – Normograma DIAN – https://normograma.dian.gov.co/dian/
- Fuente Oficial 2: Secretaría del Senado – Estatuto Tributario Nacional – http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/estatuto_tributario.html