En el entorno tributario colombiano, la expedición de la factura de venta constituye una obligación formal de primer orden para respaldar las operaciones comerciales de venta de bienes y prestación de servicios. No obstante, existen comerciantes y prestadores de servicios a quienes el legislador ha eximido de este deber. Pese a no estar legalmente compelidos, muchos de estos contribuyentes deciden incorporarse al sistema de facturación por razones comerciales, bancarias o de formalización.
Ante esta situación, surge la inquietud jurídica de precisar el momento exacto en que un sujeto exceptuado adquiere de manera formal la calidad de facturador electrónico voluntario y queda plenamente sujeto a los reglamentos y obligaciones del sistema. Para resolver este punto, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) expidió un pronunciamiento que adiciona el Concepto Unificado No. 0106 del 19 de agosto de 2022.
Habilitación en la DIAN para el Facturador Electrónico Voluntario
La precisión normativa impartida por la Subdirección de Normativa y Doctrina de la DIAN determina que la condición de facturador electrónico para los sujetos no obligados no se genera de forma intempestiva ni por la mera manifestación verbal. Por el contrario, se perfecciona únicamente tras agotar de forma rigurosa el procedimiento de habilitación en el servicio informático electrónico de la entidad.
De conformidad con el numeral 11 del artículo 1.6.1.4.2 del Decreto 1625 de 2016 y el parágrafo 1 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario, la decisión voluntaria de facturar equipara legalmente al sujeto no obligado con un sujeto plenamente obligado a facturar para todos los efectos fiscales. Por ende, para que dicha vinculación jurídica surta efectos, se debe agotar el trámite previsto en el artículo 28 de la Resolución 000165 de 2023.
La Selección de la Fecha de Inicio en el Servicio Informático
Durante el proceso de habilitación técnica, el contribuyente debe cumplir con los requisitos, mecanismos tecnológicos y características que señala el Anexo Técnico de la Factura Electrónica de Venta. En este procedimiento, el usuario debe marcar en el sistema informático de la DIAN la fecha exacta en la cual iniciará formalmente la expedición de sus comprobantes.
El marco normativo aplicable establece que la fecha seleccionada dentro del sistema informático no podrá ser modificada una vez haya sido guardada. Llegado ese día, y habiéndose completado las pruebas de validación previas, la administración tributaria actualiza automáticamente la hoja del Registro Único Tributario (RUT) del contribuyente con la responsabilidad código 52 («Facturador Electrónico»). Es justamente en esta fecha señalada cuando se consolida la calidad jurídica de facturador.
Consecuencias Jurídicas de Adquirir la Calidad de Facturador Voluntario
Una vez surtido el proceso de habilitación, el sujeto voluntario queda plenamente sometido al marco legal general de la facturación electrónica en Colombia. Esto implica que sus comprobantes deberán cumplir con la totalidad de los requisitos de fondo y forma señalados en el artículo 617 del Estatuto Tributario y en el artículo 11 de la Resolución 000165 de 2023.
A partir de la fecha de inicio, la expedición voluntaria deja de ser una opción informal para convertirse en un deber formal de estricto cumplimiento, debiendo transmitirse los documentos para validación previa de la DIAN en cada venta de bienes o prestación de servicios.
Caso Hipotético de Aplicación:
Una persona natural dedicada a la consultoría independiente se encuentra dentro del grupo de no obligados a facturar. Sin embargo, para contratar con una gran empresa, esta le exige expedir factura electrónica de venta.
El 10 de agosto, el consultor ingresa al servicio informático electrónico de la DIAN para adelantar el procedimiento de habilitación del artículo 28 de la Resolución 000165 de 2023. En la plataforma configura las pruebas técnicas e indica como fecha de inicio de la obligación el 1 de septiembre.
- Efecto legal: Entre el 10 y el 31 de agosto, el consultor continúa ostentando legalmente la calidad de no obligado a facturar mientras completa la etapa de pruebas. A partir del 1 de septiembre (fecha seleccionada e inmodificable), la DIAN asigna en su RUT el código 52, fecha a partir de la cual adquiere jurídicamente la calidad de facturador electrónico voluntario y asume la obligación de transmitir formalmente sus facturas con todos los requisitos del Estatuto Tributario.
Resumen del Procedimiento:
| Fase del Trámite | Fundamento Normativo | Efecto Tributario |
| Opción Voluntaria | Art. 1.6.1.4.2 (Num. 11) Decreto 1625/2016; Art. 616-1 E.T. | El sujeto manifiesta su intención y se asimila a un obligado. |
| Habilitación Técnica | Art. 28 Resolución DIAN 000165 de 2023 | Pruebas en el sistema informático y selección inmodificable de fecha de inicio. |
| Adquisición de la Calidad | Adición al Concepto Unificado 0106 de 2022 | Actualización en RUT (Código 52) e inicio del deber de facturar con requisitos del Art. 617 E.T. |
Referencias y Enlaces Internos Sugeridos:
- Fuente Oficial 1: Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) – https://www.dian.gov.co
- Fuente Oficial 2: Estatuto Tributario Nacional – https://estatuto.co
Momento Exacto en que los Sujetos No Obligados Adquieren la Calidad de Facturador Electrónico Voluntario según la Doctrina DIAN
La adición efectuada mediante el pronunciamiento doctrinal al Descriptor 1.2.3. del Concepto Unificado No. 0106 de 2022 brinda certeza jurídica a los contribuyentes. La calidad de facturador electrónico voluntario no surge por el mero deseo del contribuyente ni al realizar la primera solicitud en la plataforma, sino únicamente cuando se perfecciona el procedimiento de habilitación y se alcanza la fecha inmodificable fijada en el servicio informático de la DIAN.
Este pronunciamiento aclara el panorama para las personas naturales y jurídicas exentas del deber formal de facturar, permitiéndoles planificar su proceso de digitalización y formalización empresarial con total apego a las normas tributarias vigentes.