La facturación electrónica en Colombia es un pilar fundamental del sistema tributario, buscando transparencia y eficiencia en el control fiscal. Sin embargo, la complejidad de ciertas operaciones comerciales, especialmente aquellas que involucran a entidades públicas y esquemas de pago particulares, puede generar dudas sobre la correcta aplicación de la obligación de facturar.
Uno de estos escenarios es abordado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) en su Concepto 1002025S000049 del 7 de enero de 2025, el cual clarifica a quién debe facturar una empresa en el marco de un contrato con una alcaldía bajo la modalidad de pago «sin situación de fondos».
¿A Quién Facturar en Contratos «Sin Situación de Fondos» con Entidades Públicas?
El interrogante planteado a la DIAN surgió de la situación de una empresa que celebra un contrato con una alcaldía. La particularidad radica en la forma de pago: «sin situación de fondos». Esto implica que la alcaldía no entrega directamente los recursos a la empresa, sino que:
- La alcaldía cobra directamente a los usuarios por el servicio o bien provisto.
- Los dineros recaudados se depositan en una cuenta de ingresos recibidos para terceros.
- Finalmente, la alcaldía transfiere esos fondos a la empresa contratista.
Ante este esquema, la empresa se preguntaba ¿A quién debía expedir la factura electrónica: a la alcaldía o directamente a los usuarios finales?
La Respuesta de la DIAN: El Contrato de Mandato como Eje Central
La Subdirección de Normativa y Doctrina de la DIAN, tras analizar la consulta, enfocó su respuesta en la figura del contrato de mandato y la aplicación del principio general de la obligación de facturar.
La DIAN reiteró un principio fundamental: la obligación de facturar recae sobre quien vende el bien o presta el servicio. Si la operación se realiza, la factura electrónica debe ser expedida.
Sin embargo, la clave de la respuesta reside en determinar si la relación entre la empresa y la alcaldía constituye un contrato de mandato. Si es así, se aplica un tratamiento específico establecido en la normativa tributaria.
El Marco Normativo del Contrato de Mandato en la Facturación
La DIAN sustenta su respuesta en varias disposiciones clave:
- Artículo 1.6.1.4.9. del Decreto 1625 de 2016 (Decreto Único Reglamentario en Materia Tributaria): Este artículo es la piedra angular del Concepto. Establece de manera clara cómo debe operar la facturación en los contratos de mandato:
- Facturación del Mandatario a Terceros: Si el mandatario (en este caso, la alcaldía, actuando en nombre y representación del mandante, la empresa) realiza la operación de venta o prestación del servicio a terceros, las facturas de venta y/o documentos equivalentes deberán ser expedidas por el mandatario. Es crucial que en dicha factura se identifique tanto al mandatario como al mandante (la empresa).
- Facturación del Mandante al Mandatario: Adicionalmente, el mandante (la empresa) deberá expedir al mandatario (la alcaldía) la respectiva factura electrónica de venta por el valor total de la operación, o la parte que le corresponda, al momento de realizar la venta del bien o la prestación del servicio.
- Artículos 615, 616, 616-1 y 617 del Estatuto Tributario (E.T.): Estas normas establecen la obligación general de expedir factura o documento equivalente por todas las ventas o prestaciones de servicios, sus requisitos y los sujetos obligados. La DIAN usa estas bases para recordar que la esencia de la obligación no cambia, solo su formalidad en el contexto del mandato.
- Resoluciones DIAN No. 000042 de 2020 y 000012 de 2021: Estas resoluciones regulan los aspectos técnicos y operativos de la facturación electrónica, aplicables a todas las operaciones que requieran la expedición de este documento.
Implicaciones Prácticas para el Obligado a Facturar
El Concepto de la DIAN exige al obligado a facturar (la empresa contratista) una revisión detallada de la naturaleza jurídica de su contrato con la alcaldía. La clave es determinar si existe un contrato de mandato:
- Si existe Contrato de Mandato:
- La alcaldía (mandatario) debe expedir la factura electrónica directamente a los usuarios finales que pagan por el servicio/bien. En esta factura, debe aparecer la identificación tanto de la alcaldía como de la empresa.
- La empresa (mandante), por su parte, debe expedir una factura electrónica a la alcaldía (mandatario) por el valor total del servicio/bien prestado a los usuarios.
- Si NO existe Contrato de Mandato:
- La obligación de facturar recaería directamente sobre quien presta el servicio o vende el bien, es decir, la empresa, quien deberá facturar a la alcaldía, si esta es su cliente directo, o a los usuarios, si la relación es directa con ellos y la alcaldía es solo un intermediario de pago sin representación.
Una Nota sobre Retenciones en la Fuente
Aunque no es el foco principal de la consulta, el Concepto también menciona (Punto 4.3) que, en los contratos de mandato, el mandatario (la alcaldía) deberá practicar las retenciones en la fuente debidas, teniendo en cuenta la calidad del mandante (la empresa), según el Artículo 1.2.4.11. del Decreto 1625 de 2016. Esto subraya la importancia de definir correctamente la relación contractual.
Conclusiones Clave: Facturación Electrónica en Contratos de Mandato
El Concepto DIAN 1002025S000049 es una guía valiosa para empresas que operan con entidades públicas bajo esquemas de pago como «sin situación de fondos». La respuesta de la DIAN destaca que la figura del contrato de mandato es determinante para establecer el flujo correcto de la facturación electrónica.
Las empresas deben asegurarse de analizar sus acuerdos contractuales para determinar si califican como mandatos. Si es así, la facturación debe seguir el doble esquema: el mandatario (entidad pública) factura a los usuarios, y el mandante (empresa) factura al mandatario. Esto garantiza el cumplimiento de las obligaciones tributarias y evita contingencias futuras.
Referencias y Enlaces Internos Sugeridos:
- Fuente Oficial (DIAN): Se recomienda consultar el Concepto 1002025S000049 directamente en la página oficial de la DIAN.