La notificación electrónica se ha consolidado como el canal preferido por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) para comunicar sus actuaciones. No obstante, este canal digital no es infalible. Errores de servidor, bandejas de entrada llenas o direcciones de correo desactualizadas pueden hacer que un mensaje rebote o sea devuelto.
Ante este escenario de notificación electrónica fallida, surge un interrogante crucial para los contribuyentes colombianos: ¿puede la DIAN elegir libremente cómo volver a notificar el acto administrativo, o debe ceñirse a un orden legal estricto?
Para resolver esta y otras dudas sobre el procedimiento tributario, la DIAN emitió el Concepto Unificado No. 100208192-616 del 30 de abril de 2025. A través de esta doctrina oficial, la Subdirección de Normativa y Doctrina define con total precisión el orden jerárquico de las notificaciones físicas y la forma correcta de contabilizar los términos tras recibir una comunicación electrónica.
El orden legal ante una notificación electrónica fallida: Adiós a la discrecionalidad de la DIAN
Cuando un correo electrónico de la DIAN rebota o no puede entregarse por problemas técnicos de la entidad o del propio contribuyente, el artículo 566-1 del Estatuto Tributario (ET) ordena que la notificación se surta conforme a las reglas generales de los artículos 565 y 568 del ET.
La DIAN ha dejado en claro que esta remisión normativa no otorga una facultad discrecional o arbitraria para que los funcionarios elijan el mecanismo que prefieran. Por el contrario, se debe seguir un orden subsidiario estricto que protege el derecho fundamental al debido proceso y a la defensa del contribuyente.
1. El procedimiento para actos administrativos ordinarios (Requerimientos, liquidaciones y sanciones)
Si el acto administrativo que falló en su entrega electrónica es una actuación ordinaria (como un requerimiento especial, un pliego de cargos o una liquidación oficial), la DIAN debe aplicar el siguiente orden jerárquico:
- Paso 1: Notificación física principal (Artículo 565 del ET): La administración tributaria debe intentar de forma prioritaria la notificación personal o el envío por correo físico (mensajería especializada o red oficial de correos) a la última dirección procesal o del RUT registrada por el contribuyente.
- Paso 2: Notificación por aviso (Artículo 568 del ET): Únicamente si el envío por correo físico es devuelto, la DIAN queda habilitada para notificar mediante aviso en su portal web institucional y en un lugar de acceso público de la entidad.
Regla de oro: La notificación por aviso es un mecanismo estrictamente excepcional y subsidiario. La DIAN no puede saltarse el intento de correo físico y acudir de manera directa al aviso.
2. El procedimiento especial para decisiones de recursos (Vía Gubernativa)
Las resoluciones que resuelven recursos (como el recurso de reconsideración) tienen un impacto definitivo en la situación jurídica del contribuyente. Por esta razón, el inciso segundo del artículo 565 del ET prevé un trámite mucho más garantista y riguroso si la notificación electrónica inicial falla:
- Paso 1: Notificación personal obligatoria: La DIAN debe enviar una citación por correo físico al contribuyente para que comparezca a notificarse personalmente.
- Paso 2: Notificación por edicto: Si el contribuyente no comparece dentro de los diez (10) días hábiles siguientes al envío de la citación, la administración debe proceder a fijar un edicto en un lugar público de la entidad por el término de diez (10) días.
En este tipo de actos, la notificación por aviso no es procedente bajo ninguna circunstancia. Pretender notificar la respuesta a un recurso por aviso vulnera el procedimiento especial fijado por el legislador.
Ejemplo Práctico / Caso Hipotético:
Imaginemos el caso de la empresa Suministros Industriales del Norte S.A., la cual interpuso un recurso de reconsideración contra una liquidación oficial.
- El 15 de mayo, la DIAN intenta notificar la resolución que resuelve el recurso de forma electrónica, pero el correo institucional de la empresa presenta fallas de servidor y el mensaje es devuelto.
- Ante el fallo técnico, un funcionario de la DIAN decide publicar directamente el acto mediante aviso en el portal web de la entidad.
- ¿Es válida esta notificación? No. De acuerdo con el Concepto 100208192-616, al tratarse de un recurso, la DIAN debió enviar una citación física para surtir la notificación personal, y solo ante la incomparecencia de la empresa dentro de los 10 días siguientes, fijar un edicto. La notificación por aviso en este caso es nula por saltarse el procedimiento legal obligatorio.
¿Cómo se cuentan los términos en la notificación electrónica exitosa?
En su pronunciamiento, la DIAN también aprovechó para corregir una imprecisión interpretativa del pasado sobre los términos de la notificación electrónica cuando esta sí se realiza con éxito.
El artículo 566-1 del ET indica que la notificación electrónica se entiende surtida en el momento en que el correo electrónico es recibido por el contribuyente. Sin embargo, la norma otorga un beneficio procesal adicional:
- El momento de la notificación: Ocurre el día de la recepción efectiva del correo.
- El plazo de gracia: El contribuyente tiene cinco (5) días hábiles de gabela (contados a partir del día siguiente al de la recepción) durante los cuales el término legal para responder, interponer recursos o actuar ante la DIAN no empieza a correr.
- Inicio del término procesal: El conteo oficial del término para ejercer la defensa empieza formalmente a partir del sexto (6º) día hábil posterior a la recepción del correo electrónico.
Tabla Resumen de Reglas de Notificación ante Fallas Electrónicas
La siguiente tabla detalla la ruta legal obligatoria que debe seguir la administración de impuestos según el tipo de acto administrativo:
| Tipo de Acto Administrativo | Primer Intento (Fallo) | Segundo Intento (Obligatorio) | Tercer Intento (Subsidiario) |
| Actos Ordinarios (Requerimientos, autos, liquidaciones oficiales, pliego de cargos) | Correo Electrónico | Correo Físico / Personal (Última dirección RUT) | Notificación por Aviso (Portal web) |
| Decisiones de Recursos (Resoluciones de reconsideración) | Correo Electrónico | Citación a Notificación Personal | Edicto (Fijado por 10 días en cartelera pública) |
Referencias:
- Concepto DIAN: Concepto Unificado No. 100208192-616 del 30 de abril de 2025 – Subdirección de Normativa y Doctrina
- Normativa Base: Artículos 565, 566-1 y 568 del Estatuto Tributario de Colombia
- Doctrina Relacionada: Concepto DIAN 009452 del 10 de mayo de 2024
Conclusiones sobre la legalidad en las notificaciones electrónicas de la DIAN
La precisión del Concepto 100208192-616 de 2025 es un logro significativo para la defensa de los derechos de los administrados. Al delimitar que la DIAN carece de discrecionalidad para saltarse las etapas de notificación física y personal, se le exige a la administración un estándar alto de rigurosidad procesal antes de decretar la firmeza de cualquier acto.
Conocer a fondo estos términos de gracia y las rutas correctas de notificación le permitirá a su empresa identificar vicios de nulidad en los procedimientos de fiscalización y reaccionar estratégicamente dentro de los plazos legales.