La evolución de la facturación electrónica en Colombia ha transformado de manera sustancial la forma en que los contribuyentes y las empresas prestadoras de servicios públicos administran sus soportes fiscales. A raíz de la expedición de la Resolución 000165 de 2023 y sus posteriores modificaciones, surgieron dudas operativas complejas en el ecosistema tributario. Una de las consultas más recurrentes entre los obligados a facturar radica en determinar si los documentos equivalentes emitidos en papel antes de la obligación digital pueden ser ajustados o anulados mediante las nuevas herramientas tecnológicas.
Para dar respuesta a esta encrucijada, la Subdirección de Normativa y Doctrina de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) expidió la Adición al Concepto Unificado No. 0106 del 19 de agosto de 2022. Mediante este pronunciamiento oficial, la autoridad doctrinaria aclara de manera tajante el alcance procedimental de la nota de ajuste electrónica frente a los documentos expedidos en soporte físico.
Marco Normativo del Documento Equivalente Electrónico de Servicios Públicos
El cronograma de implementación de la facturación electrónica estableció hitos precisos para la digitalización de los documentos equivalentes. De conformidad con el numeral 2 del artículo 23 de la Resolución 000165 de 2023, modificado por el artículo 2 de la Resolución 000119 de 2024, la implementación obligatoria del documento equivalente electrónico para los servicios públicos domiciliarios se fijó a partir del 1 de noviembre de 2024.
Durante el período de transición comprendido entre la entrada en vigencia de la regulación marco (1 de noviembre de 2023) y la fecha límite de implementación (1 de noviembre de 2024), las empresas prestadoras que optaron por emitir documentos equivalentes en lugar de la factura electrónica de venta mantuvieron la facultad de expedirlos en soporte físico. No obstante, debían cumplir con los requisitos sustanciales de los numerales 19 y 20 del artículo 19 de la Resolución 000165 de 2023, exceptuando las exigencias de carácter estrictamente tecnológico.
La Naturaleza Tecnológica de la Nota de Ajuste Electrónica
El parágrafo del artículo 22 de la Resolución 000165 de 2023 define la nota de ajuste como el mecanismo electrónico idóneo para la anulación o corrección del documento equivalente electrónico. Sin embargo, la doctrina de la DIAN resalta un elemento estructural insustituible: la trazabilidad y la interconexión técnica del sistema.
Para que una nota de ajuste electrónica tenga validez jurídica y existencia técnica dentro del sistema informático de la DIAN, debe asociarse de manera obligatoria a un documento electrónico previo. Esta vinculación se realiza de forma unívoca a través del Código Único de Documento Equivalente (CUDE).
Improcedencia de la Nota de Ajuste Electrónica sobre Documentos Físicos
En la adición del numeral 3.4.4.2 al Descriptor 3.4.4 del Concepto Unificado 0106 de 2022, la DIAN resolvió la consulta jurídica precisando que no es posible ni procedente corregir o anular un documento equivalente físico emitido por una empresa de servicios públicos domiciliarios mediante la generación de una nota de ajuste electrónica.
Dado que las representaciones físicas expedidas con anterioridad al 1 de noviembre de 2024 carecen de un código alfanumérico CUDE en las bases de datos de la DIAN, el sistema tecnológico no puede validar una nota de ajuste que intente modificar un documento inexistente en el entorno digital. Por consiguiente, cualquier intento de anulación o corrección debe realizarse mediante los procedimientos físicos tradicionales que garanticen la debida neutralidad tributaria.
Ejemplo Práctico/Caso Hipotético:
Imaginemos el caso de una empresa de servicios públicos domiciliarios que en septiembre de 2024 emitió en papel una factura/documento equivalente físico por concepto de servicio de acueducto a favor de un usuario comercial. En diciembre de 2024, tras la entrada en vigor de la obligación electrónica, la empresa detecta un error de cobro en la lectura del contador de aquella factura física de septiembre y requiere reliquidar el valor gravado.
Si el departamento de contabilidad de la empresa intenta transmitir una nota de ajuste electrónica a la plataforma de la DIAN para anular esa factura física de septiembre de 2024, el sistema rechazará la operación por ausencia del código CUDE original. En este escenario, la empresa debe emitir la nota de crédito o corrección en formato físico de acuerdo con sus procedimientos internos, y conservar la documentación soporte (comprobantes de contabilidad, soportes de refacturación y copia de las facturas corregidas) a disposición de la administración tributaria para cuando esta los requiera en facultades de fiscalización.
Régimen Jurídico Aplicable a partir del 1 de Noviembre de 2024
A partir del 1 de noviembre de 2024, la regla general impone que el documento equivalente de servicios públicos domiciliarios debe generarse obligatoriamente de forma electrónica en formato XML y transmitirse para la validación previa de la DIAN.
El soporte en papel ha quedado restringido a situaciones excepcionales derivadamente justificadas. Únicamente cuando la empresa enfrente un inconveniente tecnológico atribuible al sujeto obligado o a la administración tributaria, se permitirá la expedición del documento en formato físico (manual o autógrafa). Una vez superada la contingencia, la entidad dispondrá de un plazo máximo de 48 horas para transformar dichos documentos al formato XML y transmitirlos formalmente para su validación.
Resumen Operativo de Procedimientos:
| Tipo de Documento | Período de Expedición | Mecanismo de Corrección / Anulación | Requisito de Conservación |
| Documento Equivalente Físico | Anterior al 1 de noviembre de 2024 | Físico (Manual / Contable interno) | Archivo físico y soporte a disposición de la DIAN |
| Documento Equivalente Electrónico | A partir del 1 de noviembre de 2024 | Nota de Ajuste Electrónica (con CUDE) | Validación en el sistema informático de la DIAN |
| Contingencia por Inconveniente Tecnológico | Eventual (A partir del 1 de nov. de 2024) | Transmisión XML dentro de las 48 horas siguientes | Soportes de la falla técnica y registro manual |
Referencias y Enlaces Internos Sugeridos:
- Fuente Oficial 1: U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) – https://www.dian.gov.co
- Fuente Oficial 2: Estatuto Tributario Colombiano – https://estatuto.co/
- Enlace Interno Sugerido 1: Requisitos del Documento Equivalente Electrónico y Sanciones – https://tinoconavarro.com/sanciones-dian-facturacion-electronica
- Enlace Interno Sugerido 2: Tratamiento de Impuestos Descontables en Servicios Públicos Domiciliarios – https://tinoconavarro.com/impuestos-descontables-iva-servicios-publicos
Conclusiones y Consecuencias Prácticas sobre la Corrección de Documentos Equivalentes Físicos
El pronunciamiento de la DIAN aporta certeza jurídica tanto a los prestadores de servicios públicos como a los usuarios que utilizan estos soportes para la procedencia de costos, deducibilidades en el Impuesto sobre la Renta y descuentos en el IVA. La imposibilidad técnica de cruzamiento entre notas electrónicas y documentos físicos obliga a mantener un estricto control dual en las áreas contables durante los periodos de transición normativa.
Las empresas deben abstenerse de forzar notas de ajuste electrónicas para corregir periodos anteriores a la implementación digital, evitando así inconsistencias reportadas en la información exógena o rechazos en las validaciones del sistema informático de la DIAN. La conservación idónea de los soportes físicos de anulación continúa siendo la única garantía de prueba ante eventuales procesos de auditoría fiscal.