El sistema de facturación electrónica en Colombia ha avanzado a pasos agigantados, transformando la manera en que los contribuyentes soportan sus ingresos, costos y deducciones. Dentro de los diferentes instrumentos que componen este ecosistema, la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) regula de forma estricta los documentos equivalentes a la factura de venta. Uno de los que genera mayores inquietudes operativas en el sector financiero y en los contribuyentes es el documento equivalente electrónico extracto.
A través del Concepto 700 del 13 de mayo de 2025, la Subdirección de Normativa y Doctrina de la DIAN precisó dos aspectos fundamentales: la delimitación de los sujetos obligados a expedirlo y el momento exacto en que debe realizarse su transmisión y generación electrónica. A continuación, analizamos en detalle los criterios fijados por la doctrina oficial y sus implicaciones prácticas.
Sujetos obligados a expedir el documento equivalente electrónico extracto
Para comprender la regulación de este documento, es necesario aclarar que la norma no otorga una facultad general a cualquier entidad financiera o comercial. La expedición del extracto como documento equivalente electrónico requiere el cumplimiento concomitante de dos factores: un sujeto calificado por la norma y un tipo de operación específica.
De acuerdo con el numeral 4 del artículo 1.6.1.4.6. del Decreto 1625 de 2016, la posibilidad de generar el extracto electrónico de venta se restringe a los obligados a facturar expresamente señalados:
- Sociedades fiduciarias.
- Fondos de inversión colectiva (FIC).
- Fondos de capital privado.
- Fondos de inversión extranjera.
- Fondos mutuos de inversión, de valores, de pensiones y de cesantías.
- Cajas de compensación familiar y entidades del Estado, únicamente por las operaciones de financiamiento que efectúen.
Es fundamental recalcar que estos sujetos solo están autorizados a expedir dicho documento por los ingresos que perciban por concepto de depósitos y demás recursos captados del público.
¿Qué sucede con los bancos frente al extracto electrónico?
Un punto donde suele existir confusión radica en la diferencia entre entidades bancarias y fiduciarias. La DIAN aclara que los bancos tienen la condición de sujetos no obligados a facturar, de conformidad con el artículo 612 del Estatuto Tributario y el artículo 1.6.1.4.3. del Decreto 1625 de 2016.
Por lo tanto, al no ser facturadores obligados, los bancos no expiden el documento equivalente electrónico extracto en los términos del numeral 4 del artículo 1.6.1.4.6. No obstante, para los usuarios bancarios que requieren respaldar sus transacciones, surge la figura del extracto como documento soporte de costos, deducciones e impuestos descontables, según lo previsto en el parágrafo 1 del artículo 1.6.1.4.12. del Decreto 1625 de 2016 y el artículo 771-2 del Estatuto Tributario.
Ejemplo Práctico/Caso Hipotético:
Imaginemos a la empresa Inversiones Andes S.A.S., la cual maneja dos productos financieros:
- Una cuenta corriente en el Banco Comercio.
- Una participación en un encargo fiduciario administrado por la Fiduciaria Cumbres S.A.
Al cierre de mes, Inversiones Andes S.A.S. recibe los reportes correspondientes. La Fiduciaria Cumbres S.A. (obligada a facturar) le emitirá un documento equivalente electrónico extracto por los ingresos derivados de la captación. En cambio, el Banco Comercio le entregará su extracto bancario tradicional, el cual actuará jurídicamente como documento soporte habilitante para que la empresa deduzca los costos financieros y comisiones bancarias en su declaración de renta.
Momento de generación del documento equivalente electrónico extracto
Otra de las dudas recurrentes resueltas por el Concepto 700 de 2025 se relaciona con el momento exacto en que debe estructurarse y transmitirse la información a la DIAN.
El procedimiento de generación electrónica debe cumplir con lo establecido en el artículo 29 de la Resolución 000165 de 2023. La norma señala que la generación consiste en estructurar la información requerida una vez cumplida la fase de habilitación y en la oportunidad en que surja la obligación legal de expedir el documento.
En consecuencia, la doctrina de la DIAN ratifica que el documento equivalente electrónico extracto debe generarse e integrarse al sistema de la DIAN en el momento preciso en que los sujetos autorizados obtengan o devenguen los ingresos provenientes de la captación de depósitos y recursos del público.
Diferencia conceptual y operativa de los extractos financieros
| Criterio | Documento Equivalente Electrónico Extracto | Extracto como Documento Soporte |
| Sujeto que lo emite | Fiduciarias, Fondos de Inversión, Fondos de Pensiones, Cajas de Compensación (financiamiento). | Bancos e instituciones financieras no obligadas a facturar. |
| Calidad Tributaria del Emisor | Obligado a facturar. | No obligado a facturar. |
| Operación Soportada | Ingresos por captación de recursos o depósitos del público. | Transacciones bancarias que constituyen costo, deducción o impuesto descontable. |
| Fundamento Legal Principal | Art. 1.6.1.4.6., Num. 4, Decreto 1625 de 2016. | Parágrafo 1, Art. 1.6.1.4.12., Decreto 1625 de 2016; Art. 771-2 E.T. |
Referencias y Enlaces Internos Sugeridos:
- Fuente Oficial 1: Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) – https://normograma.dian.gov.co/dian/
- Fuente Oficial 2: Estatuto Tributario Colombiano – https://www.secretariasenado.gov.co/
Implicaciones prácticas del extracto en el sistema de facturación electrónica DIAN
El correcto entendimiento de la doctrina sobre el documento equivalente electrónico extracto permite a las entidades financieras y a los contribuyentes garantizar la deductibilidad de sus gastos y prevenir sanciones operativas vinculadas con la expedición extemporánea o defectuosa de los soportes fiscales.