El reconocimiento de deducciones fiscales en el impuesto sobre la renta derivado de pagos laborales suele generar incertidumbre técnica, especialmente cuando dichos desembolsos no corresponden a la nómina ordinaria, sino a fallos judiciales, conciliaciones o acuerdos tras la finalización de un vínculo de trabajo. Ante estas contingencias, surge el interrogante de si resulta exigible la transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica cuando la relación laboral ha terminado y el pago se efectúa en cumplimiento de una condena u orden judicial.
A través del pronunciamiento doctrinario emitido en la actuación administrativa radicada bajo el número 1002025S010449 (Oficio 100208192-1173 de 2025), la Subdirección de Normativa y Doctrina de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) resolvió esta consulta, ratificando la obligación formal que deben cumplir los contribuyentes obligados a llevar contabilidad para soportar fiscalmente dichos costos.
Exigibilidad del documento soporte de pago de nómina electrónica en acreencias de origen judicial
Conforme con el criterio oficial de la autoridad tributaria, el documento soporte de pago de nómina electrónica resulta plenamente exigible para la procedencia de la deducción en el impuesto sobre la renta y complementarios de los pagos laborales y prestacionales originados en litigios judiciales. Esta obligación subsiste aun cuando el beneficiario del pago no mantenga una relación laboral vigente con la empresa al momento en que se realice la erogación o el abono en cuenta.
El fundamento de esta exigencia se estructura sobre la preservación de la naturaleza jurídica del ingreso. Los montos reconocidos mediante sentencia u homologación de acuerdo judicial no pierden su carácter de factor salarial o prestacional por el hecho de ser cancelados de manera extemporánea o tras la disolución del contrato de trabajo. En consecuencia, la carga probatoria sobre el contribuyente para respaldar fiscalmente la deducción requiere del cumplimiento estricto del sistema de facturación y soportes electrónicos habilitado por la DIAN.
Marco normativo de las deducciones por litigios de carácter laboral
El Estatuto Tributario colombiano (E.T.) establece reglas específicas para la deducibilidad de las erogaciones derivadas de procesos judiciales. El numeral 2 del artículo 105 del E.T. determina de manera general que las condenas provenientes de procesos administrativos, judiciales o arbitrales constituyen diferencias permanentes y no son deducibles. Sin embargo, la misma norma efectúa una excepción expresa respecto de los procesos de naturaleza laboral.
Por su parte, el numeral 2 del artículo 107-1 del Estatuto Tributario consagra la regla especial de deducibilidad para estos eventos:
«Los pagos salariales y prestacionales, cuando provengan de litigios laborales, serán deducibles en el momento del pago siempre y cuando se acredite el cumplimiento de la totalidad de los requisitos para la deducción de salarios.»
Adicionalmente, el régimen del Código Procesal del Trabajo y de la Seguridad Social confirma que los litigios laborales guardan origen directo o indirecto en el contrato de trabajo, manteniendo su esencia sustancial independientemente de la vigencia del vínculo al momento de la condena o la ejecución del pago.
Régimen probatorio fiscal y soporte electrónico de la nómina
De acuerdo con el artículo 771-2 del Estatuto Tributario, en concordancia con el Decreto 1625 de 2016 y la Resolución DIAN 000165 de 2023, las personas naturales vinculadas laboralmente o los exfuncionarios no están obligados a expedir factura de venta ni documento equivalente por los ingresos que perciban de dicha fuente.
No obstante, la liberación de emitir factura por parte del trabajador no exime al empleador de su deber de acreditar la idoneidad del costo o deducción. El artículo 2 de la Resolución DIAN 000013 de 2021 dispone de manera imperativa que, para la validez de la deducción por salarios y prestaciones —además de verificar el pago de aportes a seguridad social y parafiscales en los términos del artículo 108 del E.T.—, la erogación debe estar respaldada mediante el documento soporte de pago de nómina electrónica (DSNE).
Ejemplo Práctico/Caso Hipotético:
Una compañía del sector comercial es demandada por un exempleado cuyo contrato finalizó en el año 2023. En el marco del proceso, el juez laboral de circuito dicta sentencia condenatoria en el año 2025, ordenando el pago de acreencias laborales insolutas e indemnizaciones por un valor de $45.000.000 COP, sumas que son desembolsadas efectivamente en agosto de 2025.
Para que la empresa pueda imputar dicho pago de $45.000.000 COP como costo o deducción en su declaración de impuesto sobre la renta del año gravable 2025, no basta con la sentencia judicial ni con el comprobante de egreso bancario. La entidad deberá emitir y transmitir a la DIAN el Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica correspondiente al mes en que se efectúa el pago o el abono en cuenta (agosto de 2025), utilizando el tipo de nota o reporte habilitado en el anexo técnico del sistema de nómina electrónica para vinculaciones no vigentes o pagos derivados de decisiones judiciales.
Momento de generación y transmisión del reporte electrónico
La doctrina vigente de la DIAN, reiterada en el Concepto 904137 (interno 691) de 2022 y confirmada por el Concepto 001511 (interno 445) de 2024, precisa la oportunidad temporal para cumplir esta obligación formal:
- Regla de Causalidad e Imputación Temporal: Los pagos originados en litigios laborales se hacen deducibles en el año gravable en que se efectúe el pago real.
- Transmisión del Documento: El reporte del documento soporte de pago de nómina electrónica debe generarse y transmitirse para su validación ante la DIAN dentro de los plazos establecidos para el mes en que se realice el pago o el abono en cuenta, lo que ocurra primero.
Requisitos para la Deducción de Pagos por Litigios Laborales:
| Requisito Sustancial / Formal | Fundamento Legal | Mecanismo de Acreditación |
| Origen del Pago | Numeral 2 del Artículo 107-1 del E.T. | Sentencia judicial ejecutoriada o acta de conciliación laboral |
| Oportunidad de la Deducción | Numeral 2 del Artículo 107-1 del E.T. | Imputación fiscal en la fecha del pago efectivo |
| Aportes a Seguridad Social | Artículo 108 del Estatuto Tributario | Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA) |
| Soporte Técnico Electrónico | Artículo 2 de la Resolución DIAN 000013/2021 | Emisión y transmisión validada del DSNE |
Referencias y Enlaces Internos Sugeridos:
- Fuente Oficial 1: Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – Normograma Oficial DIAN
- Fuente Oficial 2: Estatuto Tributario Colombiano – Secretaría Senado – Leyes
Conclusiones y Aspectos Clave sobre el Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica en Litigios Laborales:
El criterio expuesto por la autoridad tributaria en el Oficio 100208192-1173 de 2025 ratifica la prevalencia de la naturaleza del pago sobre la condición de la relación laboral. Dado que los desembolsos ordenados por la jurisdicción laboral mantienen la calidad jurídica de acreencias salariales o prestacionales, su deducibilidad en el impuesto sobre la renta condiciona al contribuyente a aplicar las mismas exigencias formales del régimen general de salarios.
Para los departamentos de contabilidad y gestión humana, este criterio exige adaptar los sistemas de nómina electrónica con el fin de habilitar la transmisión de reportes a personas que no figuran en la nómina activa de la compañía, evitando la desestimación de costos significativos dentro de la liquidación del impuesto sobre la renta.