La gestión de los costos e impuestos descontables en Colombia exige una precisión rigurosa frente a la normatividad fiscal emitida por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). Una de las dudas más frecuentes entre contribuyentes y contadores radica en la flexibilidad temporal para emitir el documento soporte en adquisiciones efectuadas a personas no obligadas a expedir factura de venta o documento equivalente.
Para aclarar este panorama, la Subdirección de Normativa y Doctrina de la DIAN expidió la Adición al Concepto Unificado No. 0106 del 19 de agosto de 2022, aclarando la relación entre las fechas de operación, la fecha de generación y la transmisión del documento electrónico.
¿Qué Modificó el Decreto 442 de 2023 en el Documento Soporte?
El Decreto 442 de 2023 modificó el numeral 2 del artículo 1.6.1.4.12 del Decreto Único Reglamentario 1625 de 2016. La principal novedad de esta reforma radicó en establecer que el documento soporte debe señalar la «fecha de operación y fecha de generación».
Esta precisión normativa eliminó formalmente la exigencia de que la fecha en que se realiza la transacción coincida de manera simultánea con la fecha en que se genera el documento electrónico. Sin embargo, surge una pregunta crítica para los contribuyentes: ¿Significa esta modificación que el documento soporte puede generarse en cualquier momento posterior?
Reglas Vigentes: La Resolución 000167 de 2021
La respuesta de la doctrina oficial de la DIAN es categórica: no es posible generar el documento en cualquier momento de manera indeterminada. La eliminación de la coincidencia de fechas no derogó los plazos de transmisión reglamentados.
El artículo 2 de la Resolución 000167 de 2021 se mantiene plenamente vigente y define dos modalidades para la oportunidad de generación y transmisión:
- Por cada operación: Generación e informe individual por cada compra de bien o servicio realizada a un sujeto no obligado a facturar.
- Por operaciones acumuladas semanalmente: Acumulación de transacciones realizadas con un mismo proveedor durante un periodo semanal.
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| Adquisición a Sujeto No Obligado a Facturar |
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|
v
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| ¿Cómo se realiza la transmisión al sistema DIAN? |
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v v
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| Opción 1: Por cada Operación | | Opción 2: Acumulado Semanal |
| (Transmisión individual) | | (Mismo proveedor) |
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|
v
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| Plazo máximo: Máximo 1 semana |
| desde la primera operación. |
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Periodicidad y Límite Temporal para la Transmisión Electrónica
En atención a lo señalado en el Oficio 002116 de 2024 y ratificado en la doctrina unificada, la facultad de generar el documento con posterioridad a la fecha de la operación está condicionada a las reglas de acumulación semanal.
Regla Clave de la DIAN: «La generación con posterioridad a la fecha de la operación aplica para operaciones acumuladas con un mismo proveedor y no podrá realizarse después de haber transcurrido una semana contabilizada desde el momento en que se realice la primera operación.»
Por consiguiente, la flexibilidad de fechas no autoriza la extemporaneidad en el registro informático, debiendo respetarse siempre el ciclo semanal máximo estipulado por la plataforma tecnológica.
Ejemplo Práctico:
Una empresa adquiere servicios de mantenimiento a una persona natural no obligada a facturar los días lunes 3, miércoles 5 y viernes 7 de un mismo mes.
- Aplicación correcta: La empresa puede acumular las tres compras bajo un mismo proveedor e integrar el soporte en el sistema electrónico dentro del término de la semana (contada a partir del lunes 3).
- Aplicación incorrecta: Dejar transcurrir un mes o esperar hasta el cierre del periodo gravable para transmitir el soporte. Esta práctica contraviene la oportunidad legal señalada por la entidad fiscal.
Trascendencia Probatoria en Costos, Deducciones e Impuestos Descontables
El documento soporte no constituye un mero trámite formal o informático. Su función esencial es sustentar la realidad de las transacciones para la procedencia de costos y deducciones en el Impuesto sobre la Renta, así como de impuestos descontables en el Impuesto sobre las Ventas (IVA) cuando sea aplicable.
La oportunidad para solicitar dichos beneficios tributarios en las declaraciones respectivas actúa como una limitante sustancial a la oportunidad de transmisión. Transmitir el documento por fuera de los cauces normativos expone al contribuyente al rechazo fiscal de la erogación por falta de soporte idóneo en el periodo gravable correspondiente.
Resumen de Criterios Aplicables:
| Criterio | Operación Individual | Operación Acumulada Semanal |
| Proveedor | Aplica para cualquier sujeto no obligado. | Requiere ser el mismo proveedor. |
| Fecha de Operación | Registra el día del evento. | Registra las fechas del periodo respectivo. |
| Oportunidad de Transmisión | Al momento de la transacción. | Máximo una semana desde la primera compra. |
| Efecto Fiscal | Soporta costo/deducción. | Soporta costo/deducción acumulado. |
Referencias y Enlaces Internos Sugeridos:
- Fuente Oficial 1: [Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN] – https://www.dian.gov.co
- Enlace Interno Sugerido 2: [Diferencias entre costos y deducciones en la declaración de renta] – https://stackoverflow.com/questions/48430726/how-to-set-a-unique-url-placeholder-to-every-new-url-input-added
Conclusiones: Marco Regulatorio del Documento Soporte en Sujetos No Obligados a Facturar
El análisis doctrinal de la DIAN reafirma que la independencia entre la fecha de operación y la fecha de generación introducida por el Decreto 442 de 2023 no otorga una libertad temporal indefinida. La obligación informática debe sujetarse estrictamente a los marcos de la Resolución 000167 de 2021, garantizando la transmisión individual o acumulada semanal dentro del plazo máximo legal. Mantener un control riguroso sobre estos tiempos es indispensable para blindar la deducibilidad de los costos y gastos corporativos.