La implementación del sistema de facturación electrónica en Colombia ha marcado una transformación profunda en la gestión fiscal y tributaria de las empresas. Dentro de este ecosistema digital, el documento soporte de pago de nómina electrónica se ha consolidado como un requisito indispensable para que los contribuyentes puedan soportar válidamente los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios.
Sin embargo, para las empresas nacientes o aquellos empleadores que inician contrataciones laborales por primera vez, surgen interrogantes operativos clave: ¿Cuándo nace formalmente la obligación de generar la nómina electrónica? ¿Cuál es el término legal para habilitarse en la plataforma informática? Y, especialmente, ¿se deben transmitir retroactivamente o ajustar los dos primeros meses de operación?
A través del Concepto DIAN 100208192-263 de 2022 (Radicado Virtual 000S2022901703), la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales precisó el alcance del calendario permanente fijado en el numeral 2 del artículo 6 de la Resolución 000013 de 2021 (modificado por la Resolución 000037 de 2021), aclarando el margen temporal y operativo con el que cuentan los nuevos sujetos obligados.
Calidad de «Nuevos Sujetos» en el Sistema de Nómina Electrónica
Para comprender las reglas de juego fijadas por la administración tributaria, lo primero es determinar quiénes integran la categoría de «nuevos sujetos» obligados a la generación y transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica.
De acuerdo con el numeral 15 del artículo 1 de la Resolución DIAN No. 000013 de 2021, adquieren la calidad de sujetos obligados aquellos contribuyentes que devengan la necesidad de soportar costos, deducciones o impuestos descontables en sus declaraciones tributarias y que realicen pagos o abonos en cuenta derivados de:
- Una vinculación mediante relación laboral o legal y reglamentaria.
- Pagos a pensionados a su cargo.
En este marco, el Concepto DIAN 100208192-263 de 2022 aclara de manera contundente que los «nuevos sujetos» son todos aquellos empleadores que comienzan a efectuar por primera vez estos pagos o abonos en cuenta tras la entrada en vigor de los calendarios masivos iniciales, o aquellos sujetos que adquieren posteriormente la obligación de facturar electrónicamente.
Término Legal de Dos Meses para la Habilitación y Transmisión
El punto central abordado por la doctrina de la DIAN responde al interrogante sobre la ventana de tiempo oportuna para completar el procedimiento tecnológico en el sistema informático de la entidad.
Cómputo del Plazo según el Calendario Permanente
Conforme a lo dispuesto en el numeral 2 del artículo 6 de la Resolución 000013 de 2021 (modificado por la Resolución 000037 de 2021), los nuevos empleadores cuentan con un plazo máximo de dos (2) meses para agotar el procedimiento de habilitación e iniciar con la generación y transmisión formal de los documentos soporte de nómina electrónica y sus correspondientes notas de ajuste.
Este término empieza a contarse formalmente a partir de la fecha de realización del primer pago o abono en cuenta derivado de la vinculación laboral o legal y reglamentaria.
Ejemplo Práctico / Caso Hipotético:
Imaginemos el caso de la sociedad Innovación & Tecnología S.A.S., constituida recientemente en Bogotá. La compañía firma sus primeros contratos laborales y efectúa su primer pago de nómina el día 15 de marzo de 2026.
- Fecha del primer pago/abono en cuenta: 15 de marzo de 2026.
- Inicio del cómputo: 15 de marzo de 2026.
- Vencimiento del término de habilitación y primera transmisión: 15 de mayo de 2026.
Durante ese intervalo de dos meses, la compañía deberá ingresar al servicio informático de la DIAN, seleccionar su proveedor tecnológico o desarrollo propio, realizar las pruebas de funcionalidad exigidas y transmitir el soporte correspondiente a la nómina generada.
Procedencia de Notas de Ajuste en los Dos Primeros Meses de Operación
Una de las dudas más frecuentes en la práctica contable de las empresas de reciente creación es si, una vez completada la habilitación al término de los dos meses, la empresa debe transmitir «notas de ajuste» para subsanar o reportar retroactivamente la nómina devengada en los meses 1 y 2.
Sobre este aspecto, la DIAN en el Concepto 100208192-263 de 2022 precisó tajantemente que no es procedente efectuar notas de ajuste por los dos primeros meses de operación.
La razón jurídica es sencilla: las notas de ajuste (reguladas en los artículos 4 y 17 de la Resolución 000013) están concebidas exclusivamente para corregir, reemplazar o anular un documento soporte de pago de nómina electrónica que ya fue transmitido y validado previamente. Dado que durante el período de gracia reglamentario de dos meses el empleador aún se encuentra en plazo legal de habilitación, no existe una transmisión previa que requiera ser ajustada.
| Aspecto Evaluado | Regla Aplicable al Nuevo Empleador | Sustento Normativo |
| Calidad de Nuevo Sujeto | Se adquiere al realizar el primer pago o abono en cuenta laboral. | Art. 1 (Num. 15) y Art. 6 (Num. 2), Res. 000013/21 |
| Plazo para Transmitir | Hasta 2 meses contados desde el primer pago laboral. | Art. 6 (Num. 2), Res. 000013/21 (Mod. Res. 37/21) |
| Habilitación en Sistema DIAN | Debe completarse dentro del mismo plazo de 2 meses. | Art. 6 (Num. 2), Res. 000013/21 |
| Notas de Ajuste Meses 1 y 2 | No proceden. La transmisión obligatoria inicia vencido el plazo. | Concepto DIAN 100208192-263 de 2022 |
Referencias y Enlaces Internos Sugeridos:
- Fuente Oficial 1: Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) – Doctrina Jurídica
- Fuente Oficial 2: Estatuto Tributario Colombiano – Normativa General
Marco Legal de la Nómina Electrónica para Nuevos Empleadores en Colombia
La interpretación doctrinal fijada por la DIAN en el Concepto 100208192-263 de 2022 brinda certeza y seguridad jurídica al sector empresarial en Colombia. La regla otorga un margen de adaptabilidad operativa de dos meses desde la primera nómina pagada, permitiendo a los nuevos empleadores configurar sus sistemas de gestión humana e infraestructura informática sin incurrir en extemporaneidad o sobrecostos innecesarios.
Garantizar la adecuada habilitación dentro del plazo de dos meses es determinante para asegurar que los gastos de personal devengados desde el inicio de las operaciones de la compañía sean plenamente procedentes como deducción en el impuesto sobre la renta, previniendo fiscalizaciones por parte de la administración tributaria.