El cumplimiento de las obligaciones tributarias en Colombia exige una precisión absoluta por parte de los agentes de retención. No obstante, en la práctica empresarial y administrativa, es común que se presenten omisiones involuntarias en las que se realizan pagos o reconocimientos económicos a favor de un tercero sin efectuar la respectiva retención en la fuente.
Cuando el agente de retención asume y paga dicho valor directamente a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) para subsanar la inconsistencia, surge una interrogante jurídica crítica: ¿Cuál es el procedimiento legal y administrativo para recuperar ese dinero frente al beneficiario del pago?
A continuación, analizamos las reglas jurídicas que regulan la responsabilidad solidaria, el derecho de reembolso y los mecanismos legales idóneos para obtener la devolución de estos recursos, de acuerdo con la doctrina oficial de la DIAN emitida en el Oficio 100208192-2080.
La responsabilidad solidaria del agente de retención y el artículo 370 del Estatuto Tributario
Para comprender cómo funciona el mecanismo de recuperación, primero es imperativo examinar la naturaleza de la obligación fiscal omitida. En el sistema tributario colombiano, el agente de retención es el sujeto pasivo sobre quien recae la obligación sustancial de detraer una suma de dinero del pago o abono en cuenta y consignarla a la administración de impuestos[cite: 14, 17].
De conformidad con el artículo 370 del Estatuto Tributario, si la retención no se realiza o no se percibe, el agente responderá de forma directa por la totalidad de la suma que estaba obligado a retener. Esta disposición normativa consagra una responsabilidad solidaria e ineludible ante el Estado.
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Artículo 370 del Estatuto Tributario: «No realizada la retención o percepción, el agente responderá por la suma que está obligado a retener o percibir, sin perjuicio de su derecho de reembolso contra el contribuyente, cuando aquél satisfaga la obligación. Las sanciones o multas impuestas al agente por el incumplimiento de sus deberes serán de su exclusiva responsabilidad.»
Bajo esta premisa legal, la legislación colombiana impone una doble carga ante el incumplimiento:
- El valor del impuesto: Debe ser satisfecho por el agente de retención a la DIAN. PDF
- Las sanciones y multas: Serán de exclusiva responsabilidad del agente, sin que sea viable legalmente trasladar este costo sancionatorio al tercero beneficiario. PDF
El principio de incremento patrimonial en los incentivos económicos
Un escenario frecuente donde se generan estas dudas ocurre en la entrega de estímulos o reconocimientos estatales. Un ejemplo de ello son los incentivos económicos otorgados a los deportistas de alto rendimiento, como los del programa «Plan Estrellas de Cundinamarca».
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La autoridad doctrinaria ha ratificado, en consonancia con el artículo 26 del Estatuto Tributario, que estos valores constituyen un ingreso gravado, ya que son susceptibles de incrementar el patrimonio neto del perceptor y no se encuentran expresamente catalogados como rentas exentas por el legislador. Por consiguiente, están sometidos rigurosamente a la retención en la fuente respectiva.
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El derecho de reembolso: ¿Existe un trámite administrativo ante la DIAN?
Una vez que la entidad u organización satisface la deuda tributaria ante la DIAN, la ley mitiga el perjuicio económico del agente otorgándole expresamente el derecho de reembolso contra el contribuyente (el beneficiario que percibió el pago completo).
Sin embargo, frente al procedimiento técnico para materializar este cobro, la Subdirección de Normativa y Doctrina de la DIAN ha sido categórica: no existe un procedimiento administrativo regulado dentro del ordenamiento tributario para tramitar dicho reembolso.
La DIAN carece de competencia para intervenir en la restitución de estos dineros o para declarar consecuencias de índole contractual particulares. Dado que la administración fiscal ya recaudó el tributo legítimamente debido, el conflicto derivado del pago omitido sale de la órbita del derecho tributario público.
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La vía civil como único mecanismo legal de repetición
Al no existir un trámite administrativo ante la autoridad de impuestos, la doctrina oficial —sustentada en el Oficio 4357 de 2015— señala que el asunto se traslada por completo al ámbito del derecho civil.
El agente de retención que pagó lo debido debe acudir a la jurisdicción civil ordinaria a través de las acciones legales pertinentes (como la acción de enriquecimiento sin causa o el pago de lo no debido) para exigir judicialmente que el contribuyente le reembolse el valor del impuesto satisfecho.
Ejemplo Práctico de la Aplicación del Derecho de Reembolso:
Imaginemos el caso de una entidad que otorga un reconocimiento económico de $10.000.000 a un beneficiario, pero por un error administrativo no le practica la retención en la fuente aplicable y le entrega el valor total.
Posteriormente, en un proceso de auditoría interna, la entidad detecta el error y constata que debió retener e ingresar a la DIAN la suma de $1.000.000. En cumplimiento del artículo 370 del Estatuto Tributario, la entidad procede a declarar y pagar ese $1.000.000 con sus propios recursos, junto con los intereses de mora y sanciones correspondientes.
¿Cómo opera la recuperación en este escenario hipotético?
- Ante la DIAN: El pago del impuesto es definitivo y legal. La entidad no puede pedir la devolución de ese dinero a la DIAN porque el impuesto se causaba sobre el ingreso del beneficiario. PDF
- Sanciones: El valor de las multas e intereses corre por cuenta exclusiva de la entidad, sin posibilidad de recuperarlo. PDF
- Cobro al Beneficiario: La entidad queda legitimada para exigir al beneficiario el reembolso de $1.000.000 (el valor del impuesto neto satisfecho). Para ello, deberá intentar una conciliación directa o, en su defecto, demandar ante un juez civil fundamentando su pretensión en el derecho de reembolso del artículo 370 del Estatuto Tributario. PDF+ 1
Resumen de Criterios Básicos de Responsabilidad y Cobro
| Concepto Jurídico | Aplicación Práctica | Fundamento Legal / Doctrinario |
|---|---|---|
| Obligación del Impuesto Dejado de Retener | Responde el agente de retención en su totalidad. PDF | Artículo 370 del Estatuto Tributario |
| Responsabilidad de Sanciones y Multas | Exclusiva del agente de retención. No acumulable al tercero. PDF | Artículo 370 del Estatuto Tributario |
| Recuperación Administrativa ante la DIAN | No procede. La DIAN no devuelve sumas debidas legalmente. PDF | Oficio DIAN 100208192-2080 de 2025 PDF |
| Mecanismo para Ejercer el Reembolso | Acciones judiciales en el ámbito del derecho civil. PDF | Oficio 4357 de 2015 de la DIAN PDF |
Conclusiones sobre la recuperación de retenciones en la fuente no practicadas
La omisión en la práctica de la retención en la fuente genera un escenario de contingencia inmediata para los agentes retenedores en Colombia[cite: 14, 17]. Si bien el ordenamiento jurídico protege el patrimonio del agente otorgándole el derecho de reembolso contra el contribuyente que percibió el ingreso gravado, la efectividad de este derecho dependerá de la gestión persuasiva directa o de los procesos judiciales que se inicien ante las autoridades jurisdiccionales competentes.
Es fundamental que las áreas contables, tributarias y jurídicas de las organizaciones refuercen los controles de fiscalización interna previos a la dispersión de fondos. De esta manera se evita asumir cargas procesales civiles extensas y sobrecostos financieros derivados de sanciones e intereses moratorios que, bajo ninguna circunstancia, son reembolsables ni deducibles.
Referencias Oficiales:
- Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN): Oficio No. 100208192-2080 del 18 de diciembre de 2025. PDF
- República de Colombia: Artículos 26, 367 y 370 del Estatuto Tributario Nacional. PDF