La gestión de los costos y deducciones en el sistema tributario colombiano exige un manejo riguroso de los documentos que respaldan cada transacción. Cuando un adquirente obligado a facturar electrónicamente compra bienes o servicios a un proveedor que no está obligado a expedir factura de venta ni documento equivalente, surge la obligación de generar el denominado documento soporte en adquisiciones con sujetos no obligados a expedir factura.
Una de las dudas más frecuentes entre contadores y empresarios gira en torno a las consecuencias de cometer errores o emitir este documento omitiendo alguno de los requisitos legales. Mediante el Concepto 100208192-735, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) aclaró de forma definitiva cuál es la sanción aplicable, despejando el temor a las sanciones económicas de expedición y enfocando la consecuencia en la pérdida del beneficio fiscal.
¿Qué es el documento soporte y cuál es su naturaleza jurídica?
El documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente es un instrumento electrónico de control. Su propósito principal no es reemplazar a la factura, sino servir de prueba ante la administración tributaria.
De acuerdo con el artículo 1.6.1.4.12. del Decreto 1625 de 2016 y la Resolución DIAN 000167 de 2021, este documento ostenta una naturaleza estrictamente probatoria. Está diseñado específicamente para soportar de manera legal los costos, deducciones o impuestos descontables en la declaración de renta y de IVA del comprador, conforme lo estipula el artículo 771-2 del Estatuto Tributario. Por esta razón, los obligados a generarlo son exclusivamente los adquirentes que requieran restar dichos gastos de sus bases gravables.
¿Cuál es la sanción real por incumplir requisitos en el documento soporte?
Existe una confusión común en el ecosistema contable: pensar que si el documento soporte falla en sus requisitos, se aplicará la sanción económica contemplada en el artículo 652 del Estatuto Tributario (relacionada con la expedición de facturas sin el cumplimiento de los requisitos legales)[cite: 13, 16]. La DIAN desvirtuó esta interpretación basándose en la precisión técnica del lenguaje jurídico.
El porqué no aplica la sanción del artículo 652
El inciso 3 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario remite a la sanción del artículo 652 para los casos en que se «expidan» documentos del sistema de facturación sin el lleno de los requisitos. Sin embargo, la DIAN enfatiza que el concepto de expedición (que abarca la generación, transmisión, validación y entrega al cliente) se predica únicamente de la factura de venta y del documento equivalente.
Dado que el documento soporte no se expide para un tercero, sino que se genera de forma interna por el propio adquirente para su beneficio probatorio, no encaja en el tipo sancionatorio del artículo 652.
La verdadera consecuencia: Desconocimiento del beneficio fiscal
En lugar de una multa en dinero, la tesis jurídica de la DIAN determina que la sanción aplicable por generar el documento soporte con el incumplimiento de cualquiera de sus requisitos legales es el desconocimiento de los costos, deducciones e impuestos descontables por parte de la Administración tributaria.
Si el documento carece de las especificaciones de la norma, pierde su valor probatorio. Como consecuencia, el contribuyente no podrá restar ese gasto en su declaración de impuestos, aumentando directamente el impuesto a pagar.
Implicaciones de la fecha de operación y la fecha de generación
Un aspecto crítico evaluado por la doctrina fiscal se relaciona con las fechas reportadas en el documento. El numeral 2 del artículo 1.6.1.4.12. del Decreto 1625 de 2016 ha sufrido modificaciones en el tiempo.
Bajo el Decreto 358 de 2020, se exigía estrictamente que la fecha de generación coincidiera de forma exacta con la fecha de la operación. Posteriormente, el Decreto 442 de 2023 eliminó dicha exigencia de concordancia simultánea. Sin embargo, la DIAN reiteró que, independientemente de la flexibilización de este requisito bajo la vigencia de la nueva norma, cualquier incumplimiento general de las condiciones vigentes al momento de la transacción activará inmediatamente el rechazo del costo o deducción.
Ejemplo Práctico / Caso Hipotético:
Imaginemos el caso de Inversiones Alfa S.A.S., una compañía que contrata los servicios de un plomero independiente que no está obligado a facturar, por un valor de $5.000.000 COP. Para poder deducir este gasto en su impuesto sobre la renta, Inversiones Alfa S.A.S. genera el documento soporte electrónico.
Si por un error en su software contable el documento soporte se transmite omitiendo el NIT correcto del proveedor o los rangos de numeración autorizados por la DIAN, la empresa no recibirá una multa en dinero equivalente al 1% de la operación (como ocurriría al expedir mal una factura electrónica bajo el artículo 652). En su lugar, la DIAN rechazará los $5.000.000 COP como deducción en su auditoría de renta. Esto obligará a la empresa a pagar el impuesto de renta sobre una utilidad mayor, perdiendo el beneficio del escudo fiscal por un simple error de forma.
Tabla / Resumen de Consecuencias:
| Parámetro Jurídico | Factura de Venta / Doc. Equivalente | Documento Soporte (Adquisición a No Obligados) |
| Acción Principal | Expedición (Generar, transmitir, validar y entregar) | Generación y transmisión interna para fines probatorios |
| Sanción por Errores | Multa económica (Artículo 652 del E.T.) | Desconocimiento de costos, deducciones e IVA descontable |
| Normativa Base | Artículo 616-1 del E.T. | Artículo 1.6.1.4.12 del Decreto 1625 de 2016 / Resolución 000167 de 2021 |
Referencias y Enlaces Oficiales:
- Fuente Oficial 1: Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) – Concepto No. 100208192-735 del 19 de mayo de 2025.
- Fuente Oficial 2: Artículo 616-1 del Estatuto Tributario de Colombia – Portal Oficial de la Secretaría del Senado.
Consecuencias del Incumplimiento en el Documento Soporte: Conclusiones Finales
La precisión en el cumplimiento de los requisitos del documento soporte con sujetos no obligados a facturar es una tarea de control interno vital para salvaguardar las finanzas de cualquier organización. Aunque la doctrina de la DIAN brinda un parte de tranquilidad al confirmar que los errores en su generación no dan lugar a las onerosas multas pecuniarias del régimen de facturación, la consecuencia real puede ser incluso más costosa económicamente.
El rechazo y desconocimiento de los costos y deducciones impacta directamente la utilidad neta de las empresas y eleva su carga impositiva en el impuesto sobre la renta. Es indispensable que las áreas contables auditen constantemente que los campos obligatorios del documento electrónico cumplan a cabalidad con el marco regulatorio vigente para evitar pérdidas fiscales irreversibles.