La evolución digital en la administración pública en Colombia ha transformado radicalmente la forma en que los contribuyentes interactúan con las autoridades fiscales. Un aspecto neurálgico en esta transición es la notificación electrónica de los actos administrativos emitidos por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). Comprender con precisión matemática el momento exacto en el que empiezan a correr los términos legales no es un asunto menor; de ello depende el ejercicio oportuno del derecho de defensa y la evitación de costosas sanciones tributarias[cite: 5, 8].
Recientemente, mediante el Radicado Virtual No. 10020251011041 del 16 de julio de 2025, la Subdirección de Normativa y Doctrina de la DIAN emitió una importante aclaración doctrinal destinada a corregir un error gráfico que venía generando confusión en el cómputo de los plazos procesales.
El plazo de gracia en la notificación electrónica
El eje central de esta regulación se encuentra en el inciso tercero del artículo 566-1 del Estatuto Tributario. La norma establece de forma categórica que la notificación electrónica se entiende surtida para todos los efectos legales en la fecha en que el acto administrativo es enviado al correo electrónico autorizado del contribuyente.
No obstante, el legislador colombiano introdujo una salvaguarda fundamental para garantizar el debido proceso: un plazo de gracia de cinco (5) días. Los términos legales para que el contribuyente, responsable, agente retenedor o declarante pueda responder o impugnar en sede administrativa no inician de inmediato. Estos comenzarán a correr una vez transcurridos dichos cinco días a partir de la entrega del correo electrónico.
La corrección doctrinal de la DIAN
El problema jurídico que motivó el pronunciamiento de la entidad radicó en una inconsistencia detectada en el Concepto 006813 del 30 de abril de 2025. En el párrafo 30 de la fundamentación de la «Tesis Jurídica No. 3» de dicho concepto, se había incluido una representación gráfica que indicaba erradamente que el término procesal comenzaba desde el quinto (5°) día.
La DIAN ha dejado en claro que esa interpretación gráfica era incorrecta. De acuerdo con la doctrina vigente y el espíritu de la norma, el plazo de gracia de cinco días debe agotarse en su totalidad. En consecuencia, el cómputo de los términos legales o procesales propiamente dichos para ejercer el derecho de defensa se inicia formalmente a partir del sexto (6°) día hábil, contado desde el día siguiente a la recepción efectiva del correo electrónico.
¿Cómo computar correctamente el tiempo?
Para los profesionales del derecho y la contabilidad, la precisión en los calendarios procesales es obligatoria. La recepción del correo electrónico configura la notificación, pero los cinco días siguientes operan como un paréntesis de espera. Durante este tiempo intermedio, el término para interponer recursos o contestar requerimientos se mantiene suspendido.
A continuación se desglosa la secuencia oficial ratificada por la administración tributaria:
- Configuración de la notificación: Ocurre en el momento de la recepción efectiva del mensaje de datos en la bandeja autorizada.
- Plazo de espera: Transcurren cinco (5) días hábiles completos.
- Apertura de términos: El día sexto (6°) hábil se convierte en el «Día 1» del término legal otorgado por la ley para la respectiva actuación procesal.
Ejemplo Práctico / Caso Hipotético:
Imaginemos el caso de una empresa que recibe un requerimiento especial de la DIAN en su correo electrónico autorizado el día lunes de una semana en la que no hay días festivos.
De conformidad con las reglas precisadas por la Subdirección de Normativa y Doctrina, el cómputo se estructuraría de la siguiente manera:
- Lunes: Recepción efectiva (Se entiende surtida la notificación).
- Martes a lunes de la siguiente semana: Transcurren los cinco (5) días hábiles del plazo de gracia (restando el sábado y domingo por ser días no hábiles).
- Martes de la segunda semana: Es el sexto (6°) día, momento exacto en el que inicia formalmente el término legal para responder o impugnar.
Si la empresa se hubiese guiado por la gráfica errónea del concepto anterior, habría contabilizado el inicio de sus términos el día lunes de la segunda semana, recortando innecesariamente su tiempo de preparación de la defensa.
Tabla Resumen del Cómputo Doctrinal:
| Etapa del Proceso | Momento del Cómputo | Efecto Legal |
| Recepción efectiva | Día 0 | Se entiende surtida la notificación electrónica. |
| Plazo de gracia | Días 1 al 5 | Período de gracia donde no corren términos procesales. |
| Inicio del término | Día 6 | Comienzan a contarse los días legales para responder o impugnar. |
Referencias y Enlaces Oficiales:
- Estatuto Tributario Nacional: Artículo 566-1 – Notificación Electrónica
- DIAN: Portal Oficial de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales
Conclusiones de la Aclaración Doctrinal:
La subsanación de la representación gráfica por parte de la Subdirección de Normativa y Doctrina de la DIAN proporciona la seguridad jurídica indispensable para las actuaciones de los contribuyentes. Al unificar el criterio textual con el esquema visual, se mitiga el riesgo de interpretaciones equívocas que pudieran inducir a la caducidad de los términos para la presentación de recursos. La regla de oro es nítida: los plazos sustanciales para controvertir las decisiones estatales inician a partir del sexto día posterior a la entrega del correo electrónico.