El proceso de digitalización fiscal en Colombia ha planteado retos significativos para las áreas financieras, contables y de gestión humana. Una de las dudas más recurrentes entre los contribuyentes del impuesto sobre la renta surge al momento de reportar las prestaciones en especie —como alimentación, hospedaje y dotación— que se entregan a los trabajadores en virtud de una relación laboral.
La inquietud central radica en determinar si estos conceptos deben incluirse obligatoriamente en el documento soporte de pago de nómina electrónica, incluso cuando la empresa ya cuenta con una factura electrónica de venta expedida previamente por el proveedor o tercero que suministró dichos bienes o servicios. Existe el temor de que este doble registro pueda interpretarse como una duplicidad de costos o deducciones ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
A través del Oficio No. 100208192-136 (Radicado 000S2022900734 de 2022), la Subdirección de Normativa y Doctrina de la DIAN aclaró el alcance normativo de ambos instrumentos, precisando sus finalidades individuales dentro del sistema de facturación y el régimen tributario.
Propósito Fiscal del Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica
Para comprender la interacción entre los diferentes soportes fiscales, es fundamental definir la naturaleza jurídica del documento soporte de pago de nómina electrónica. De acuerdo con el numeral 10 del artículo 1º de la Resolución DIAN No. 000013 de 2021, este instrumento es un documento electrónico expedido por el empleador con el fin de dar soporte a los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios (y descontables en IVA, cuando aplique).
El documento se compone de los valores devengados de nómina, los valores deducidos y la diferencia total entre ambos. Su transmisión y validación ante la DIAN debe realizarse de manera individual por cada uno de los beneficiarios de los pagos.
Naturaleza Fiscal vs. Normativa Laboral
Un punto neurálgico que reitera la doctrina de la DIAN es que la implementación de este soporte electrónico no modifica ni altera la legislación laboral sustancial o procesal aplicable en Colombia. Conceptos como salario, prestaciones sociales, descanso remunerado y pagos en especie continúan rigiéndose por el Código Sustantivo del Trabajo.
El documento soporte de pago de nómina electrónica cumple una función estrictamente fiscal: es el soporte del empleador contribuyente, mas no constituye un sustituto ni equivale al desprendible de nómina del trabajador ni busca soportar los ingresos de este último.
La Aparente Duplicidad: Factura Electrónica vs. Nómina Electrónica
Cuando una empresa contrata a un tercero para proveer la dotación de sus empleados, suministrar servicios de alimentación en casino o pagar hospedajes por desplazamientos laborales, el proveedor emite una factura electrónica de venta a nombre de la empresa. La inquietud que se presenta es si reportar esos mismos valores en el soporte de nómina individual de cada trabajador genera una doble contabilización del costo o gasto.
La DIAN precisa que no existe tal duplicidad, debido a que ambos documentos cumplen roles legales y probatorios completamente distintos dentro del Estatuto Tributario:
- Factura Electrónica de Venta (o documento equivalente): Conforme a los artículos 615, 616-1, 617 y 771-2 del Estatuto Tributario, respalda de forma individual una operación comercial de venta de bienes o prestación de servicios entre el proveedor y la empresa. Sin embargo, por sí sola, la factura del tercero no demuestra que el bien o servicio fue entregado al trabajador como retribución laboral o parte de la relación de trabajo.
- Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica: Es el instrumento normativo que acredita que dichos valores devengados en especie (alimentación, hospedaje, dotación) corresponden a pagos o abonos en cuenta que se derivan de la relación laboral, legal o reglamentaria, vinculando el costo directamente con la retribución del trabajador.
La Malla Probatoria de los Costos y Deducciones
En materia de prestaciones en especie, la procedencia legal del costo o deducción en la declaración de renta de la empresa no depende de un único documento, sino de la conjunción de los soportes establecidos en la legislación tributaria aplicable. La prueba plena de la operación se estructura mediante la integración de la factura electrónica del proveedor que demuestra la adquisición del bien, y el documento soporte de pago de nómina electrónica que justifica la asignación del concepto al trabajador.
Caso Hipotético de Aplicación Práctica:
Una empresa del sector industrial acuerda con sus trabajadores entregar una dotación de calzado y vestido de labor evaluada en $300.000 COP mensuales por empleado, además de suministrar un auxilio de alimentación en especie en el casino de la planta por valor de $200.000 COP mensuales.
- Adquisición al tercero: El distribuidor de calzado emite una Factura Electrónica de Venta a la empresa por la compra global de la dotación. Igualmente, el operador del restaurante emite la factura electrónica por el servicio de catering.
- Reporte en nómina: En el módulo de nómina electrónica del mes correspondiente, la empresa debe incluir en el devengo individual de cada trabajador los $300.000 por concepto de dotación y los $200.000 por concepto de alimentación en especie.
- Efecto fiscal: La empresa soporta adecuadamente la deducción en el impuesto sobre la renta demostrando tanto la compra del bien/servicio (factura del proveedor) como la retribución al trabajador (documento soporte de nómina electrónica), en pleno cumplimiento del principio de causalidad y de la normatividad fiscal vigente.
Marco Comparativo de los Soportes Tributarios
| Criterio | Factura Electrónica de Venta | Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica |
| Fundamento Legal | Artículos 615, 616-1, 617 y 771-2 del E.T. | Resolución DIAN No. 000013 de 2021 |
| Operación que Respalda | Compraventa de bienes y/o prestación de servicios con un tercero. | Pagos o abonos en cuenta derivados de la relación laboral. |
| Finalidad Principal | Probar la transacción comercial y la adquisición del insumo/servicio. | Soportar el costo o deducción de la retribución laboral por trabajador. |
| Generación de IVA Descontable | Procedente si el bien/servicio está gravado y cumple requisitos legales. | No genera IVA descontable por sí mismo; soporta la deducción en Renta. |
La DIAN conserva en todo momento sus amplias facultades de fiscalización e investigación amparadas en el artículo 684 del Estatuto Tributario para verificar la realidad sustancial de las operaciones y la correcta articulación de estos documentos.
Referencias y Enlaces Internos Sugeridos:
- Fuente Oficial 1: Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) – Concepto 100208192-136 de 2022 – https://www.dian.gov.co
- Fuente Oficial 2: Estatuto Tributario Colombiano – Artículos 616-1 y 771-2 – https://www.secretariasenado.gov.co
Inclusión de Pagos en Especie en la Nómina Electrónica para la Procedencia de Costos y Deducciones en el Impuesto sobre la Renta
Los pagos o abonos en cuenta acordados en especie con el trabajador —tales como alimentación, hospedaje y dotación— que formen parte de la retribución laboral, deben ser incluidos de forma obligatoria en el documento soporte de pago de nómina electrónica. La existencia previa de una factura electrónica emitida por el proveedor del bien o servicio no exime al empleador de esta obligación. La integración contable y fiscal de ambos documentos garantiza la trazabilidad del costo y asegura su plena deducibilidad en la declaración del impuesto sobre la renta y complementarios.