El régimen de notificaciones en materia tributaria, aduanera y cambiaria en Colombia es un procedimiento estrictamente reglado. Uno de los escenarios que más genera incertidumbre entre los contribuyentes y la propia administración es saber qué ocurre cuando la empresa de mensajería devuelve el aviso de citación destinado a programar una notificación personal.
A través del Concepto 15796 del 26 de julio de 2016, la Dirección de Gestión Jurídica de la DIAN unificó los criterios sobre el trámite correcto que deben seguir las oficinas de correspondencia cuando se presenta esta contingencia, evitando dilaciones innecesarias que afecten el principio de economía administrativa.
El aviso de citación no es la notificación del acto administrativo
Una de las aclaraciones fundamentales del Concepto 15796 de 2016 es la naturaleza jurídica de la citación. La DIAN, respaldada por la jurisprudencia de la Sección Cuarta del Consejo de Estado, recordó que el aviso de citación es exclusivamente un instrumento o medio de convocatoria para que el interesado comparezca a notificarse de forma personal.
Por lo tanto, la citación en sí misma no constituye la notificación del acto administrativo de fondo, ya que la validez de una notificación requiere siempre la entrega de la copia íntegra del documento. Al ser un trámite previo, su devolución por el correo (por causas distintas a una dirección errada) no frena el curso de la actuación.
¿Qué se debe hacer si el correo devuelve la citación?
Cuando el aviso de citación para comparecer dentro de los diez (10) días hábiles siguientes es devuelto por el correo por causales ajenas a un error en la dirección, la DIAN determinó que no se debe publicar ni volver a enviar la citación. Hacerlo significaría alargar los tiempos de forma injustificada.
La ruta legal obligatoria consiste en dejar precluir el término de espera y proceder de forma directa a activar la notificación subsidiaria o residual aplicable según la naturaleza del acto:
- Providencias que deciden recursos (Vía Tributaria): Si el citado no comparece en el término legal contado a partir de la introducción al correo del aviso, se debe proceder a la notificación por edicto. El edicto se fijará en un lugar público del despacho por el término de diez (10) días.
- Mandamiento de pago (Procesos de Cobro Coactivo): Conforme al artículo 826 del Estatuto Tributario, si el deudor no comparece tras la citación, el mandamiento ejecutivo se notificará directamente por correo.
- Procedimiento Aduanero: Al cabo de los diez (10) días hábiles sin comparecencia, se realizará la notificación por edicto en el sitio web de la DIAN por un término de diez (10) días hábiles, insertando la parte resolutiva del acto.
- Actos sin norma especial (Vía Tributaria y Cambiaria): Ante la ausencia de una norma específica para otros actos que no resuelvan recursos, se aplicará de forma supletoria el artículo 69 de la Ley 1437 de 2011 (CPACA), procediendo a la notificación por aviso junto con la copia íntegra del acto administrativo.
Ejemplo Práctico / Caso Hipotético:
Imaginemos el caso de una empresa a la cual la DIAN le profirió una resolución que resuelve un recurso de reconsideración sobre una glosa de renta. La DIAN envía el aviso de citación para la notificación personal a la dirección correcta registrada en el RUT. El cartero acude, pero el vigilante del edificio manifiesta que el representante legal «no se encuentra», devolviendo el sobre a la DIAN bajo la causal de «no reclamado».
En este escenario, bajo la doctrina del Concepto 15796 de 2016, la DIAN no incurre en un error ni debe reenviar la citación. Una vez transcurrido el tiempo de espera legal desde la introducción al correo, la entidad queda plenamente facultada para fijar el edicto en su respectivo despacho. La notificación será completamente válida y los términos para acudir ante la jurisdicción contenciosa empezarán a correr para el contribuyente.
Publicación de actos devueltos en la página web y reserva legal
El Concepto 15796 de 2016 también unifica el procedimiento para los actos cuya notificación principal es el correo pero que son devueltos totalmente por la empresa postal. En estos casos, la notificación subsidiaria es el aviso en la página web de la DIAN. Para salvaguardar los derechos constitucionales, la entidad fijó estas pautas especiales:
- Contenido de la publicación: Se publicará de manera exclusiva la parte resolutiva del acto administrativo.
- Mecanismo de búsqueda: El portal web debe incluir filtros de consulta restringidos al número de identificación personal (Cédula o NIT) para evitar la exposición masiva de datos.
- Protección a la reserva legal: Si la parte resolutiva contiene de forma excepcional datos económicos protegidos por la reserva legal (como bases gravables tributarias o datos íntimos), la administración debe desplegar medidas tecnológicas complementarias para restringir el acceso general del público.
- Término de permanencia: El aviso en la página web requiere únicamente un (1) día de permanencia para que la exigencia legal se entienda cumplida, y los términos procesales para el contribuyente contarán a partir del día hábil siguiente a dicha publicación.
Resumen de Procedimientos ante Incomparecencia o Devolución
| Tipo de Actuación / Régimen | Trámite Previo | Tipo de Notificación Subsidiaria | Permanencia / Fijación |
| Resolución de Recursos (Tributario) | Aviso de citación (10 días) | Edicto en lugar público del despacho | 10 días |
| Mandamiento de Pago (Cobro Coactivo) | Citación para comparecer (10 días) | Por Correo a la dirección del RUT | N/A (Se informa por medios de comunicación) |
| Regulación Aduanera (Decreto 390/16) | Citación al destinatario (5 días) | Edicto en el sitio web de la DIAN | 10 días hábiles |
| Actos devueltos originalmente enviados por correo | Envío inicial por correo | Aviso en el portal web de la DIAN | 1 día (Términos corren al día hábil siguiente) |
Referencias:
- Fuente Oficial: Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), Dirección de Gestión Jurídica. Concepto Notificaciones 15796 del 26 de julio de 2016.
- Norma Citada: Estatuto Tributario de Colombia, Artículos 565, 568 y 826.
Conclusión: Título optimizado – El impacto del Concepto 15796 de 2016 en la defensa del contribuyente La correcta asimilación de las reglas del Concepto 15796 de 2016 es indispensable tanto para los funcionarios de la DIAN como para los asesores jurídicos. El documento deja claro que las fallas o retrasos en la recepción del aviso de citación postal no invalidan el proceso ni obligan a la administración a repetir los intentos de localización, siempre que la dirección corresponda a la registrada en el RUT. En consecuencia, los contribuyentes tienen la carga legal de mantener plenamente actualizada su información de ubicación. Conocer los mecanismos de notificación subsidiaria (como el edicto o el aviso web) es la única garantía para ejercer de manera oportuna el derecho de defensa y contradicción antes de que las decisiones fiscales queden ejecutoriadas.