En la ejecución de contratos de prestación de servicios es habitual que los contratistas deban incurrir en viáticos, hospedajes, alimentación o desplazamientos necesarios para el desarrollo de sus funciones. Surge entonces una duda recurrente en los departamentos contables y jurídicos de las empresas colombianas: ¿estos montos deben ser incluidos en la factura electrónica de honorarios del contratista y, en consecuencia, someterse a retención en la fuente?
Para resolver esta encrucijada, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) expidió el Radicado Virtual No. 1002025S004945 del 14 de abril de 2025. En este pronunciamiento doctrinal, la Subdirección de Normativa y Doctrina unifica los criterios sobre la obligatoriedad de la facturación y la procedencia de la retención a título de impuesto sobre la renta cuando se manejan esquemas de gastos asumidos o reembolsados por el contratante.
1. La frontera entre el ingreso propio y el reembolso de gastos
El primer problema jurídico que aborda el concepto técnico radica en definir si el contratista debe incluir en su factura los pagos por alojamiento, transporte y manutención cuando la entidad contratante es quien los asume o reembolsa.
La cláusula contractual como eje de la tributación
La tesis jurídica de la DIAN aclara que la obligación de facturar y la naturaleza del dinero dependen estrictamente de lo pactado de forma expresa en el documento contractual. El tratamiento se divide en dos escenarios posibles:
- Escenario A (Gastos a cargo del contratante): Si en el contrato de prestación de servicios se estipula explícitamente que los gastos de manutención, hospedaje y transporte correrán por cuenta de la entidad contratante, dichos valores se catalogan legalmente como reembolsos de gastos. Al no constituir un incremento neto en el patrimonio del contratista, no son ingreso gravado y no deben incluirse en la factura de honorarios.
- Escenario B (Silencio contractual o gastos a cargo del contratista): Si el contrato guarda silencio respecto a este rubro o estipula que el contratista es quien debe cubrirlos con su contraprestación, los montos reembolsados se asimilan a una adición de sus honorarios. En este caso, sí forman parte de su ingreso gravado y es obligatorio facturarlos dentro o junto con los honorarios pactados.
2. Retención en la fuente a título de renta sobre viáticos y transportes
El segundo interrogante lógico es la procedencia de la retención en la fuente sobre los dineros girados al contratista para cubrir dichos viáticos o desplazamientos si están definidos como a cargo del contratante.
¿Hay base gravable para retener?
La DIAN recuerda un principio rector de nuestra legislación fiscal: la retención en la fuente a título del impuesto sobre la renta opera de manera exclusiva sobre pagos o abonos en cuenta que tengan la potencialidad de constituir un ingreso tributario gravado para quien lo recibe (artículos del Estatuto Tributario y conceptos previos de la entidad).
Por lo tanto, bajo el amparo del Radicado 1002025S004945, no procede practicar ningún tipo de retención en la fuente sobre los montos entregados bajo la figura de reembolso, siempre y cuando se demuestre con el contrato que son ajenos a la remuneración del servicio y corresponden a un gasto directo del contratante. Si dicha distinción contractual no existe, la retención se debe calcular aplicando la tarifa correspondiente (ej. honorarios) sobre el 100% del valor total facturado, incluyendo los viáticos.
3. Desplazamientos pactados y el soporte aduanero/tributario de los terceros
Un aspecto crítico aclarado en el tercer problema jurídico del concepto técnico es la forma en que tanto el contratante como el contratista deben blindar la deducibilidad de estos costos de cara al artículo 107 del Estatuto Tributario.
Aun cuando el contratista no deba facturar los desplazamientos o viáticos por estar a cargo de la empresa (reembolsos), el flujo financiero exige soportes válidos en el sistema de facturación electrónica vigente.
Reglas de soporte para costos deducibles
Para que la entidad contratante pueda deducir estos gastos en su declaración de renta, es indispensable observar las siguientes condiciones respecto de los proveedores finales (hoteles, aerolíneas, restaurantes):
- Si el proveedor del servicio está obligado a facturar: Debe expedirse la respectiva factura electrónica de venta a nombre de quien asume el costo real, es decir, la empresa contratante.
- Si el proveedor final NO está obligado a facturar: La empresa contratante (adquirente real del servicio) tiene la obligación de generar de forma virtual el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta, de acuerdo con las especificaciones de la Resolución DIAN 000165 de 2023.
Ejemplo Práctico/Caso Hipotético:
Imaginemos el caso de una empresa de consultoría que contrata a un ingeniero independiente para realizar una auditoría de software en una sucursal en Cali. En el contrato civil se estipula que los honorarios son de $5.000.000 COP y que la empresa reembolsará los tiquetes aéreos por $600.000 COP. Al finalizar el trabajo, el ingeniero debe expedir su factura electrónica estrictamente por los $5.000.000 COP de honorarios. La empresa le pagará los $5.600.000 COP totales, pero solo aplicará la retención en la fuente sobre la base de los $5.000.000 COP. Para soportar los $600.000 COP de los pasajes como gasto deducible en su renta, la empresa deberá conservar la factura electrónica emitida directamente por la aerolínea.
Resumen de Directrices Fiscales (Radicado 1002025S004945):
| Estipulación Contractual del Gasto | ¿El contratista lo incluye en la factura? | ¿Aplica Retención en la Fuente? | Soporte del Gasto para la Empresa |
| A cargo del Contratante (Reembolso explícito) | No debe incluirse en la factura | No procede retención sobre el reembolso | Factura del tercero a nombre de la empresa o Documento Soporte |
| A cargo del Contratista (O silencio en el contrato) | Sí, se factura junto o dentro de los honorarios | Sí procede retención sobre la totalidad de la factura | Factura electrónica de venta emitida por el contratista[cite: 4, 6] |
Referencias y Enlaces Internos Sugeridos:
- Fuente Oficial: Normograma de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN. Acceda al texto oficial del Radicado Virtual No. 1002025S004945 del 14 de abril de 2025 a través de https://normograma.dian.gov.co/dian/.
Conclusiones sobre la correcta gestión de los gastos reembolsables
La expedición de esta doctrina por parte de la DIAN brinda seguridad jurídica a las compañías que tercerizan servicios calificados. La principal conclusión práctica del Radicado 1002025S004945 es que el contrato de prestación de servicios es la herramienta de control fiscal por excelencia para determinar el tratamiento del IVA, la facturación y la retención en la fuente.
Las áreas de compras y recursos humanos deben revisar minuciosamente que las cláusulas diferencien claramente la contraprestación de los servicios frente a los viáticos operativos de viaje. De lo contrario, se incurrirá en una sobreimposición tributaria innecesaria para el contratista y potenciales rechazos de costos deducibles para las organizaciones por una indebida estructuración del sistema de facturación electrónica.